Шпаргалка для покупателя МИС: о чем спрашивать разработчика

Вы специалист-​медик и пока не определились, какая МИС вам подойдет? Именно для вас мы подготовили этот текст. Выбор за вас мы не сделаем, но научим, какие вопросы задавать производителю и себе, чтобы не пропустить ничего важного.
Итак, речь пойдет о том, на что надо обратить внимание в процессе выбора медицинской информационной системы. Текст ориентирован на специалиста-​медика, перед которым поставлена задача повышения качества информационной поддержки бизнес-​процессов, связанных с оказанием медицинских услуг.

Если у вас уже установлена информационная система, функциональность которой вас устраивает, материал можно спокойно пропустить. Если же вы находитесь в начале процесса информатизации, некоторые из приведенных ниже рекомендаций точно будут полезными. Это же относится и к случаю, если вам «навязали» продукт, не соответствующий вашим представлениям о задачах повышения качества работы МО.
Шаг 1: озвучиваем первоначальные ожидания
Прежде чем двигаться дальше, напомним: все продавцы уже давно прониклись утверждением «Реклама – двигатель торговли». Это привело к тому, что любая новинка, включаемая разработчиком ПО в рекламный буклет, через непродолжительное время появляется в проспектах остальных конкурирующих продуктов. При этом в большинстве случаев это означает лишь намерение разработчика включить соответствующую опцию в свою систему.

Поэтому сначала следует «разобраться в себе». Для этого достаточно ответить на три вопроса:
1
На какие изменения, связанные с приобретением МИС, мы рассчитываем?
2
Готовы ли мы менять привычный стиль (методы) работы, и если да, то в какой степени?
3
К чему в итоге мы хотим прийти?
В зависимости от сформулированных вами ответов и придется делать выбор. Если, например, вас устраивает существующее положение дел, вполне достаточно удовлетворить непритязательные требования Министерства:
Автоматизировать стандартную отчетность на основе данных «статталона»;
Обеспечить возможность «удаленной записи к специалисту»;
Обеспечить выгрузку в ЕРМИС «Паспорта МО»;
Наладить обмен данными со страховыми организациями;
Обозначить «начало работ» по телемедицине.
Перечисленные выше функционости поддерживают все медицинские информационные системы. То есть можно обращаться к любому поставщику и брать «числом поболее, ценою подешевле» — самый бюджетный вариант.

Но если вы хотите реально развиваться и повышать эффективность работы, задача выбора существенно усложняется. Приобретаемая МИС должна не только детально описывать все связанные с лечебным процессом события, но и обеспечивать возможность оценки их влияния на результат. Плюс к этому, она должна постоянно развиваться и совершенствоваться.
Базовая поставка современной МИС
≥ 10000
понятий (реквизитов)
≥ 7000
экранных форм/​экранных окон
≥ 300
образцовых настроек
≥ 8000
вариантов отчетов и библиотечных запросов
Шаг 2: правильно строим интервью с поставщиком
Прежде всего, в процессе беседы с Поставщиком (Продавцом) необходимо выяснить:
1
Достаточны ли возможности системы для реализации ваших замыслов? Помните: «замыслы» должны быть сформулированы (осмыслены) до, а не в процессе презентации МИС.
2
Не окажутся ли стоимости приобретения и эксплуатации системы выше дополнительных преференций, связанных с ее использованием?
3
Сможете ли вы достаточно продолжительное время опираться на ресурсы (потенциал) МИС, решая задачи развития и модернизации?
Для этого надо быть готовым:
1
Задать Продавцу вопросы, ответы на которые помогут вам принять решение.
2
Подготовиться к проверке некоторых из его ответов.
3
Конкретизировать структуру, последовательность, сроки и ориентировочные объемы выплат за поставляемые в рамках контракта товары и услуги.
Вопросы, которые следует прояснить
Разработка МИС и история внедрений
Настройки информационной системы
Уточнение «комплектации» поставки
Авторское сопровождение системы
1
Является ли Продавец разработчиком системы и какое число специалистов он представляет?
2
Что явилось побудительной причиной начала разработки МИС?
3
Кто оплачивал разработку?
4
Когда разработка началась?
5
На основании чего (какого прототипа) была проведена постановка задачи и кто готовил техническое задание на разработку?
6
Когда произошло первое промышленное внедрение информационной системы?
7
На какой уровень медицинской организации первоначальная система была ориентирована?
8
Сегодня внедряется доработанный (модернизированный) вариант изначального проекта, либо исходная идеология построения системы по результатам промышленной эксплуатации МИС была пересмотрена?
9
Максимальная (на сегодняшний день) длительность эксплуатации (без переустановки) поставленных ранее МИС конкретными организациями и структурами.
10
Максимальное и минимальное количество рабочих мест в поставленных ранее информационных системах (на условиях одновременной активности пользователей).
11
Архитектура системы модульная (взаимодействие информационных блоков, способных функционировать независимо друг от друга), или монолитная (все задачи базируются на едином массиве данных)? В первом случае – у всех модулей один разработчик, или нет?
1
Существуют ли в системе модифицируемые шаблоны настроек для рабочих мест профильных специалистов?
2
Допустимы ли произвольные индивидуальные настройки?
3
Можно ли подготовленные настройки одного специалиста перенести (скопировать) для другого?
4
Допускается ли возможность создания дополнительных настроек?
5
Сколько словарей/​справочников используется в системе?
6
Как реализовано обновление (синхронизация) словарей/​справочников?
7
Можно ли создавать собственные (дополнительные) словари понятий (реквизитов, переменных)?
8
Можно ли самостоятельно модифицировать экраны ввода данных в систему (поля, меню, шаблоны, проверки, умолчания)?
9
Кто проводит начальные настройки системы в процессе ее адаптации к конкретным условиям работы МО?
10
Можно ли изменять разграничения доступа к данным и права на использование алгоритмов их обработки по персоналиям?
11
Влияет ли на существующие настройки подключение к системе новой задачи (модуля)?
12
Предусматривается ли возможность сдачи системы в эксплуатацию «под ключ»?
1
Сколько базовых вариантов (примеров) настроек на рабочие места профильных специалистов поставляется с системой?
2
Какое ориентировочно количество понятий (реквизитов) используется в системе?
3
Какое ориентировочно количество экранных форм и «окон» реализовано в системе?
4
Какое ориентировочно количество стандартных отчетов и библиотечных (поисковых, аналитических) запросов реализовано в базовой поставке системы?
5
Возможна ли полноценная комплексная информационная поддержка задач организации при подключении к работе МИС всех реализованных задач (модулей)?
6
Обеспечивают ли ресурсы МИС возможность детального мониторирования каждого конкретного лечебного эпизода (диагностика, назначение и детализация описания услуг, их временная привязка, контроль их выполнения с привязкой к специалисту, привязка/​списание расходных материалов со склада, стоимость оказанных услуг, документальное сопровождение работы с пациентом и т.д.)?
7
Как обеспечивается взаимодействие МИС: 
  • со специализированным программным обеспечением организации (кадровый учет, бухгалтерия, экономика и планирование)? 
  • с МИС других организаций и РМИС (ЦОД, МИАЦ)? 
  • с ведомственными информационными системами (страховщики, СЗН, МСЭ, аптеки)? 
  • с вышестоящими организациями (региональные Комитеты/​Управления, Министерство)?
8
Какая предусмотрена последовательность шагов при подключении к системе дополнительной (в идеале любой) задачи (стоимость, сроки, настройки), если:
  • задача уже реализована, но не входит в базовую поставку?
  • задача еще не реализована (подготовить пример для обсуждения)?
9
Связаны ли аналитические инструменты системы (при их наличии!) с: 

  • online-​мониторированием состояния организации (загрузка ресурсов, нарастающий итог, контроль критических ситуаций)?
  • возможностью самостоятельной подготовки и реализации уникальных (разовых) и библиотечных поисковых/​аналитических запросов?
  • возможностью самостоятельной подготовки и выгрузки данных МИС в специализированные пакеты статистической обработки информации?
  • возможностью их использования (подключения внешних модулей) для обеспечения экспертной поддержки процессов принятия решений?
1
Каков срок гарантийного сопровождения МИС, в том числе в сравнении со сроком ввода системы в промышленную эксплуатацию?
2
Возможно ли удаленное сопровождение системы?
3
Каково среднее время реакции группы авторского сопровождения на обнаружение ошибки?
4
Какова интенсивность стандартных обновлений системы?
5
Предусматривается ли наличие структуры «экстренной помощи» в регионе эксплуатации системы?
6
Имеется ли возможность прямого выхода на разработчика системы с уровня предметного администратора организации-пользователя?
7
Существует ли необходимость (целесообразность) изменения штатного расписания МО в связи с вводом МИС в эксплуатацию?
    8
    Какова программа, условия и этапность процесса обучения пользователей?
    Желательные проверки: ищем риски
    Из ответов на перечисленные выше вопросы (продуманное расширение их состава приветствуется) можно сделать предварительное заключение:
    1
    Об удобстве и надежности эксплуатации системы в МО различного профиля и размера;
    2
    О надежности авторского сопровождения;
    3
    Об уровне информационной поддержки задач МО в рамках базовой поставки системы;
    4
    О вероятных сроках ввода системы в промышленную эксплуатацию;
    5
    О возможностях адаптации системы к специфическим (уникальным) условиям работы конкретной организации;
    6
    Об отсутствии опасностей, связанных с: 

    • Невозможностью модернизации (сопровождения) системы: отсутствие или недостаточность ресурсов Разработчика/​Поставщика; «заточенность» системы на конкретный профиль оказания услуг; сложность обмена данными с внешними системами и т.д.
    • Невозможностью расширения числа рабочих мест или решаемых системой задач;
    • Возникновением необходимости замены системы при изменении требований к условиям ее эксплуатации и пр.
    При этом надо понимать, что презентация продукта Поставщиком обычно прекрасно подготовлена. Поэтому необходимо предусмотреть шаги, позволяющие оценить ее возможности в «неожиданной» ситуации.

    Для этого рекомендуем заранее подготовить 2 – 4 задачи, реализация которых пройдет параллельно с демонстрацией возможностей МИС. Задачи не должны быть сложными, но работа «с живой базой» является лучшим тестом для оценки ее возможностей и уровня подготовки «докладчика».
    Примеры задач
    ➤ Регистрация нового пациента с назначением ему услуги и с ее выполнением;

    ➤ Включение в систему дополнительного словаря/​меню, связанного с существующим или вновь созданным понятием;

    ➤ Выбор (формирование списка) условных пациентов, которым в указанном временном интервале была предоставлена конкретная услуга;

    ➤ Выбор услуги с выводом в результирующую «аналитическую справку»:

    • Вида услуги (и общего количества назначений за период)
    • Кем назначена услуга
    • Когда назначена услуга
    • Когда выполнена услуга (или услуга не выполнена)
    • Кем выполнена услуга. И т.п.


    Важно понимать, что презентация продукта Поставщиком обычно прекрасно подготовлена. Поэтому необходимо предусмотреть шаги, позволяющие оценить ее возможности в «неожиданной» ситуации.

    Для этого рекомендуем заранее подготовить 2 – 4 задачи, реализация которых пройдет параллельно с демонстрацией возможностей МИС. Задачи не должны быть сложными, но работа «с живой базой» является лучшим тестом для оценки ее возможностей и уровня подготовки «докладчика».

    Если Поставщик не является разработчиком системы, можно связаться с последним и задать ему аналогичные вопросы, сопоставив ответы с полученными ранее.
    Шаг 3: уточняем комплектацию
    Так как стоимость информационной системы определяется несколькими составляющими, часть из которых Поставщик может случайно не упомянуть, не мешает дополнительно уточнить:
    Что входит в базовую поставку?

    1. Включает ли она в себя весь перечень имеющихся «модулей» (реализованных задач) и соответствующих настроек системы, или только их часть?

    2. Предусматривает ли (и в каком варианте):
    • Обучение пользователей?
    • Обучение администраторов (системных, предметных)?
    • Обучение постановщиков/​разработчиков: аналитических запросов, экранных форм, отчетов?
    • Сопровождение системы и ее периодическое обновление?
    • Консультации со стороны Разработчика/​Поставщика и их уровень?
    Возможные сроки реализации и ориентировочную стоимость дополнительных задач, не входящих в комплект базовой поставки.
    Наличие лицензии на конкретное число рабочих мест и возможность/​условия его увеличения.
    Варианты возникновения скидок и рассрочек.
    Влияет ли и в каких случаях доработка (модификация) открытой части программного кода системы на условия авторского сопровождения?
    Получив и сопоставив ответы, вы вполне уверенно сможете сделать вывод о том, соответствует ли предлагаемый программный продукт вашим представлениям о задачах МИС и планам по развитию медицинской организации. Если же останутся сомнения — вот здесь мы собрали дополнительные рекомендации по выбору МИС, а вот здесь и тут записали опыт поиска подходящей медицинской информационной системы от наших клиентов.

    Желаем прозорливости, дальновидности и отличной коммуникации с поставщиком. И, конечно, найти свою идеальную МИС на выходе.
    17 февраля / 2021
    Автор: Валерий Пулит
    Наши контакты
    Санкт-Петербург, Гаккелевская улица 21А,
    "Балтийский деловой центр"

    Отправляя данную форму, Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и правилами нашего сайта
    Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.