Как автоматизировать онкоцентр с нуля за 6 месяцев

#sparm_кейс

Сводка проекта

Статус

Регион:

Период реализации

Продукт:

Реализован и внедрен

Май-ноябрь 2024 года

Донецкая народная республика

МИС qMS

Организация:

РОЦ им. Бондаря

Подробнее

О клинике

РОЦ им. Г. В. Бондаря — один из ведущих онкологических центров в регионе. Он накопил большой опыт хирургического
и комбинированного лечения опухолей различных локализаций с использованием предложенных в клинике методик.
В 2006 г. в РОЦ им. Г. В. Бондаря был установлен первый радиотерапевтический комплекс в Украине.

В центре функционируют:

Поликлиническое отделение
Дневной стационар
Диагностическая служба:
Рентгенологическое отделение, ДОИМИ, КТ/МРТ
24 стационарных отделения различного профиля
Лаборатория
Кафедра онкологии и радиологии ФГБОУ ВО ДонГМУ

310+

посетителей впервые

330+

посетителей ежедневно

3000+

пациентов
в базе центра

200+

рабочих мест

Цель проекта

До внедрения МИС qMS от компании СП. АРМ в РОЦ им. Г. В. Бондаря полностью отсутствовали цифровизация и автоматизация. Все процессы, включая документооборот, проводились в бумажном формате.

Клиника нуждалась в комплексном внедрении ИТ-решений с нуля, причем в сжатые сроки: в то время, как в российских учреждениях процессы цифровизации с разной скоростью, но неуклонно развивались в течение 15 лет, в РОЦ им. Г. В. Бондаря предстояло запустить систему всего за полгода.

Команда внедрения СП. АРМ совместно со специалистами клиники успешно справилась с нестандартной задачей в условиях повышенной сложности.

Цель проекта: автоматизировать организационные и медицинские процессы с нуля

Задачи проекта:

автоматизация процессов
частичный переход на электронный документооборот
решение проблемы с перегрузкой регистратуры и очередями
ускорение принятия врачебных решений
упрощение процедур записи на прием и получения лекарственных препаратов
минимизация ошибок

Сроки реализации проекта

6 месяцев

Запуск системы МИС qMS

9 месяцев

Переход в активную фазу функционирования системы

12 месяцев

Финальный запуск всех основных процессов в системе

Ключевые показатели результатов

Более 2700 эпизодов внесено в систему
за первые две недели работы

Более 2200 пациентов внесено в систему
за первые две недели работы

Регион:

314 уникальных пользователей - непосредственных участников медицинских процессов

Обучение работе в МИС qMS более 70% сотрудников центра (более 120 человек)

Регион:

Интеграция с лабораторной системой сократила время ожидания результатов на более, чем 60%

Сокращение времени ожидания в регистратуре
и приемном отделении до 10 раз

Электронный документооборот

Реализация

Команда внедрения СП. АРМ осуществила частичный переход РОЦ им. Г. В. Бондаря на электронный документооборот. У специалистов центра появилась возможность заводить электронную медицинскую карту пациента и обеспечивать ее прозрачность: отслеживать заболевания, собирать данные консилиумов и контролировать отчетность.

За две недели работы специалисты Центра внесли в систему более 2200 пациентов и завели более 2700 эпизодов.

Специфика

До внедрения МИС qMS документооборот осуществлялся исключительно через бумажные носители. Существующая система значительно замедляла работу специалистов
и оказание помощи пациентам, а также негативно влияла на доходы учреждения.

Центр нуждался в информатизации с нуля: в создании электронной базы данных, медицинских карт, в полном перестроении бизнес-процессов, чьи текущие стандарты не подходят для работы ЭДО. Внедрению сопутствовали и технические сложности: например, частичное отсутствие локальных сетей.

Комплексная информатизация работы отделений

Реализация

Кроме того, в РОЦ им. Г. В. Бондаря была проведена интеграция с лабораторией. Теперь после назначения пациенту исследований их результаты поступают напрямую в электронную медицинскую карту.
Это сократило срок получения результатов
на более, чем 60%.

Но изначальный план потребовал корректировок
и в результате был перевыполнен. МИС была внедрена также в:

Для РОЦ им. Г. В. Бондаря было разработано полнофункциональное решение, позволившее устранить
текущие проблемы учреждения. Команда внедрения СП. АРМ запланировала и запустила в работу:

Специфика

Поскольку внедрение МИС qMS проводилось фактически с нуля, все отделения РОЦ им. Г. В. Бондаря нуждались в комплексной информатизации. Это необходимо для слаженной и бесперебойной работы всех специалистов.

Информатизация позволяет избегать двойных записей на процедуры и повторных назначений, ошибок в ведении документации и потери данных, а также способствует оперативному перенаправлению пациента в другие отделения.

Хирургическое отделение

Приемное отделение

Организационно-методический отдел

Отделение противоопухолевой лекарственной терапии

Поликлиническое отделение

Диагностическую службу: Рентгенологическое отделение, ДОИМИ, КТ/МРТ

Дневной стационар

Регистрация пациентов

Реализация

Информатизация приемного отделения и электронного расписания позволили ускорить обслуживание пациентов в несколько раз. Если раньше очередь в регистратуру могла составлять несколько часов, то теперь предельное время ожидания сократилось до 15 минут.

Система выдачи электронных талонов заметно помогла не только специалистам Центра, но и самим пациентам.
Теперь для получения талона они могут воспользоваться Личным кабинетом, без необходимости звонков или личного посещения Центра. Прием назначается строго на определенную дату и время, исключая ошибки и дубликаты. Получение лекарственных средств также автоматизировано и ускорено, что особенно важно
для специфики Центра и заболеваний его пациентов.

Специфика

До внедрения МИС Центр был перегружен очередями. Скопление пациентов в отделениях затрудняло работу врачей и приводило к ошибкам в талонах и расписании. Замедлялось и получение лекарственных препаратов. Сложившаяся практика приводила к перегрузке специалистов Центра и ухудшению качества оказываемой медицинской помощи.

В среднем за день центр посещают:

141 человек, из них 134 новых – проходя через две регистратуры поликлиники

115 человек, из них 107 новых – проходя через приемное отделение стационара

79 человек, из них новых 70 – проходя через приемное отделение дневного стационара

Обучение персонала и специалистов

Реализация

Специалисты компании СП. АРМ уделили отдельное и большое внимание сложившейся проблеме.
Была проведена полноценная адаптация персонала во всех подразделениях РОЦ им. Г. В. Бондаря.
Всего при подготовке к запуску Центра было обучено более 120 сотрудников различных подразделений
(более, чем 70% от общего числа сотрудников).

В настоящий момент специалисты РОЦ им. Г. В. Бондаря успешно применяют цифровые решения МИС qMS в ежедневной практике, повышая качество медицинской помощи, ускоряя процессы и эффективно решая профессиональные задачи.

Специфика

Сложившаяся практика бумажного документооборота и полное отсутствие цифровизации привели к тому,
что персонал и специалисты РОЦ им Г. В. Бондаря оказались не готовы к внезапному изменению системы. Глобальные изменения в устройстве Центра — полное обновление бизнес-процессов и частичный переход на электронный документооборот — стали новой сложностью в организации работы сотрудников. Была необходима поддержка и обучение, чтобы переход на новую систему стал максимально безболезненным.

Денис Конодо

Менеджер по работе с региональными клиентами

Сотрудники центра под управлением главного врача были очень вовлечены в процесс внедрения.
Все учились работать в МИС и старались выстраивать свои процессы с учетом их цифровизации,
что позволило увеличить производительность и снизить нагрузку на специалистов. Без их активного участия уложиться в такие сроки было бы безумно тяжело.

Результаты

Внедрение МИС qMS в РОЦ им. Г. В. Бондаря происходило с нуля, с полным отсутствием даже базовых процессов информатизации и автоматизации. Проект потребовал полной перестройки системы: налаживания бизнес-процессов, формирования нового, электронного документооборота по актуальным стандартам, обучения сотрудников и применения новых для Центра инструментов. Необходимо было полное включение не только специалистов СП.АРМ, но и от специалистов клиники — и совместная работа принесла быстрый, качественный результат, поднявший клинику на новый уровень функционирования.

Благодаря решениям компании СП.АРМ сотни пациентов получают более эффективную, быструю и своевременную медицинскую помощь, а специалисты тратят меньшее время на сбор и подготовку документов, а также на принятие врачебного решения.

Клиника успешно выполняет задачи в информационной системе даже в сложных условиях, например, при перебоях электроэнергии. Восстановление работы МИС происходит без потери данных, ведется резервирование журналов и резервное копирование данных (бэкап) 1 раз в сутки.

Перспективы

Активное сотрудничество с РОЦ им. Г. В. Бондаря продолжается. Дальнейшим пунктом развития системы станет создание сквозного взаимодействия с колл-центром для передачи данных из МИС для скрининга и диспансеризации на начальном этапе (в рамках эндокринологического центра).