Тренды цифровизации медицины: электронный документооборот

Отказ от бумажной документации в здравоохранении – тема горячая и весьма актуальная как для государственных, так и для частных клиник. Внедрить ЭДО получается пока не у всех лечебных учреждений, так как требуется провести большую организационную работу и согласовать использование электронных документов с другими ведомствами. Однако, есть и удачные кейсы.

Тонкостями и секретами успешного внедрения ЭДО на базе МИС qMS поделилась Ирина Некрасова, начальник отдела информационных технологий Елизаветинской больницы. О том, как больница готовилась к переходу на электронный документооборот можно прочитать тут.

Елизаветинская больница – одна из крупнейших в Санкт-Петербурге. В день здесь принимают порядка 300 новых пациентов. Для медперсонала доступны 700 автоматизированных рабочих мест и более 250 принтеров и МФУ.

Весной этого года рынок расходных материалов для печатной техники оказался весьма нестабильным – пропала бумага, картриджи, порошок для их заправки. Мы оценили объемы документов, которые нам по-прежнему необходимо печатать, плюсы перехода на ЭДО и поняли, что нам надо внедрять его любой ценой.

И. Некрасова.

Если раньше стационар за 3 недели расходовал не менее 300 картриджей, то теперь всего 48. В печатном виде остались только документы для полиции, выписки и исследования по отдельным пациентам. Сократились не только расходы, но и нагрузка на IT-отдел и специалистов техподдержки.

Помимо экономии на оргтехнике, бумаге и картриджах, ЭДО на базе МИС qMS позволяет больнице:

• вести сбор статистических данных для аналитики;
• проводить онлайн-проверку историй болезни;
• контролировать лабораторные и инструментальные исследования;
• планировать работу операционных;
• вести автоматический расчет доходов различных источников финансирования (платной деятельности, ВМП в ОМС, ВМП ФК);
• проводить качественный сбор годовой отчетности и многое другое.

Также в системе представлено много вспомогательных отчетов, которые облегчают контроль пациентов с высокой группой риска сепсиса, например.

Что было сделано для успеха

В течение года больница внедряла в бизнес-процессы электронные цифровые подписи. Для этого заключено соглашение с Федеральным казначейством по Санкт-Петербургу о выдаче сотрудникам ЭЦП с ОГРН, закуплены USB-ключи типа RUTOKEN. 70% компьютеров переведены на ОС Linux.

Также была проведена тщательная настройка МИС qMS и модернизирована IT-инфраструктура. Разработаны и введены локальные нормативные акты перехода и действия ЭДО.

Информационная безопасность обеспечивается за счет специального сетевого оборудования со встроенным НСД и аппаратной защитой от атак. Доступ к ресурсам разграничен и проведен инструктаж сотрудников по работе с данными.

Что получили в итоге

Стационар в несколько раз снизил расходы на оргтехнику. Появилась возможность планирования поступления денежных средств за оказанную медицинскую помощь. Повысился уровень вовлеченности всех сотрудников МО в бизнес-процессы.

Любая отчетность теперь готовится оперативно. Возможность получения любой оперативной отчетности: операции, осмотры, количество пациентов, корректность заполнения документации, контроль оказания медицинской помощи

Что все же приходиться менять

Требуется переход на платное программное обеспечение, так как бесплатное ПО:

• несертифицированное;
• не дает возможность вносить некоторые параметры в формат DICOM, как пример, расчет нагрузки и бесплатный просмотровщик;
• не дает возможность достраивать некоторые изображения в 3D для работы врачей.

Изменен порядок оформления электронного больничного для пациента. Врач открывает ЭЛН и затем передает данные в отдел качества для оформления в Фонде социального страхования.

В МИС qMS были добавлены подсказки о необходимости проведения врачебной комиссии. Оптимизируются права доступа для врачей в систему.

Кроме того, в больнице изменили порядок обмена историями болезней с судмедэкспертами, так как им требуются вещественные доказательства для суда. 

Что требуется для дальнейшего развития системы ЭДО

Для решения проблемы обмена данными с различными ведомствами больницам нужны законодательные уточнения о взаимодействии и определении параметров такого обмена.

Так, необходимы разъяснения:

• по интеграции с патологоанатомическим бюро (сейчас не определен объем информации для передачи, принимающая сторона и правила хранения протокола вскрытия);
• судебной экспертизой (в качестве вещдоков используется только;
• МВД (не определены параметры обмена);
• страховыми компаниями (не определены формы и объем документов, обязательность ЭЦП на них, порядок обмена, получения результатов проверки);
• участию в комиссии по изучению летальных исходов (расхождение диагнозов, недифференцированные осложнения, ятрогения).

Еще один момент, требующий законодательных поправок – получение информированного согласия пациента, которое стационары и клиники обязаны оформлять на бумаге. Пока в Елизаветинской больнице их сканируют и загружают в историю болезни.

Есть сложности и с выгрузкой данных в федеральные реестры медицинских работников и медорганизаций.

Мы отправляем все данные из МИС в РЭМД, оттуда они поступают в ЕГИСЗ, и в итоге получаем ответ, что у нас ошибка в должности врача, например. Но у нас все правильно! Можно интегрировать регистры с 1С, но потратив 4 месяца мы так и не смогли это сделать. Сотрудник отдела кадров не успевает зайти в ФРМР и отразить все изменения по работникам, тогда как в нашей системе указаны и отправлены в РЭМД верные данные. И так как в ФРМР изменения не отражены нам и приходит уведомление об ошибке. Как можно корректно решить эту проблему нам пока непонятно.

И. Некрасова

Приходится «притираться» и со страховыми компаниями, так как с их стороны протоколы по-прежнему поступают в бумажном виде. Случается, что документы теряются, не вовремя отправляются и т. д.

Но в целом, по словам И. Некрасовой, ЭДО это качественный рабочий инструмент, который постоянно развивается. Улучшая и оптимизируя связанные с ним процессы, стоит обратить внимание на банковский опыт использования ЭЦП и электронных документов, а также проводить разъяснительную работу чем «живой» документ отличается от электронного.

Главный же секрет успешного внедрения ЭДО – слаженная командная работа, а также заинтересованность руководителя медучреждения. Только в этом случае можно получить хорошие результаты, а не головную боль.