Объемные карточки с историями болезни, стопки направлений и журналы регистрации – знакомая картина для многих медицинских учреждений. Бумажный документооборот отнимает время врачей
и администраторов, требует больших площадей для архивов и создает риск потери важных данных.
На смену бумаге пришел электронный документооборот в медицинской организации (ЭДО) — система, которая позволяет создавать, подписывать, хранить и обмениваться документами в электронном виде, придавая им полную юридическую силу. Такая концепция представляет собой не просто замену бумаги
на файлы, а комплексный подход к ведению всей документации.
и администраторов, требует больших площадей для архивов и создает риск потери важных данных.
На смену бумаге пришел электронный документооборот в медицинской организации (ЭДО) — система, которая позволяет создавать, подписывать, хранить и обмениваться документами в электронном виде, придавая им полную юридическую силу. Такая концепция представляет собой не просто замену бумаги
на файлы, а комплексный подход к ведению всей документации.
Что такое ЭДО в медицине
Термин «электронный документооборот в медицине» означает систему обмена, хранения и обработки медицинской информации и документов с использованием цифровых технологий. Ключевое отличие
от простого хранения файлов – юридическая значимость: все документы подписываются электронной подписью, а их оборот регламентируется приказами Минздрава. Понятие ЭДО закреплено в ФЗ 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», а детали его внедрения
в медицинской организации (далее – МО) – в новом Приказе Минздрава России от 25.03.2026 № 209н
«Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов».
Понятие электронного документооборота в медицине включает в себя три уровня:
от простого хранения файлов – юридическая значимость: все документы подписываются электронной подписью, а их оборот регламентируется приказами Минздрава. Понятие ЭДО закреплено в ФЗ 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации», а детали его внедрения
в медицинской организации (далее – МО) – в новом Приказе Минздрава России от 25.03.2026 № 209н
«Об утверждении Порядка организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в форме электронных документов».
Понятие электронного документооборота в медицине включает в себя три уровня:
- Внутренний ЭДО – обмен документами между сотрудниками и подразделениями внутри учреждения.
- Внешний ЭДО – взаимодействие с другими организациями (лабораториями, страховыми компаниями, государственными органами).
- ЭДО с пациентами – подписание договоров, информированных согласий и выдача результатов через личный кабинет или мессенджеры.
Какие документы переводятся в электронный вид
Перечень документов для перевода на ЭДО в клинике или больнице определяется внутренним приказом руководителя. Обычно в него входят:
Медицинская документация:
- Результаты анализов и исследований (лабораторных, рентгенологических и функциональных);
- Протоколы осмотров и консультаций;
- Эпикризы;
- Информированные добровольные согласия (ИДС);
- Направления на обследования и консультации;
- Электронные листки нетрудоспособности;
- Электронные рецепты;
- Электронные свидетельства о рождении и смерти.
Административно-хозяйственная документация:
- Приказы и распоряжения;
- Договоры с поставщиками и контрагентами;
- Счета-фактуры и акты выполненных работ;
- Журналы регистрации.
Документы для взаимодействия со страховыми компаниями и государственными органами:
- Заявки на оплату медицинских услуг;
- Счета-реестры в ФОМС;
- Уведомления в Росздравнадзор;
- Статистическая отчетность.
Важно: клиника может переводить на ЭДО как все перечисленные документы, так и их часть — решение закрепляется во внутреннем акте.
Почему переход на ЭДО – это необходимость
Переход на электронный документооборот — не просто рекомендация, а реалии отечественной системы здравоохранения. Ранее основным нормативным актом, поощряющим переход на ЭДО, считался Приказ Минздрава № 947н от 2020 года – он утвердил порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части ведения медицинской документации в электронном виде.
Однако развитие ЕГИСЗ и активное внедрение ЭДО во все медицинские структуры страны потребовали дополнения и расширения нормативной базы. Так, 1 сентября 2026 года в силу вступает новый Приказ Минздрава № 209н от 25.03.2026. Он заменит собой предыдущий Приказ № 947н и будет действовать до 1 сентября 2032 года. Приказ определяет электронный документооборот не только в медицинской, но и в фармацевтической сфере, фиксирует правила его ведения и позволяет вести меддокументацию только в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге. Введение нового расширенного Приказа призвано стимулировать и облегчить переход на безбумажный формат ведения документации, что только подчеркивает актуальность ЭДО в современной отечественной медицине.
Использование ЭДО становится важным шагом на пути к выполнению лицензионных требований и участию в цифровизации здравоохранения. Как показывает практика, переход на электронный документооборот помогает клиникам и больницам не только соответствовать нормативам, но и существенно оптимизировать работу. Например, в Республиканском онкологическом центре имени проф. Г. В. Бондаря внедрение ЭДО на базе МИС qMS позволило ускорить работу регистратуры, повысить контроль за ведением медицинских записей, а также обеспечить прозрачность и управляемость ресурсов клиники.
Однако развитие ЕГИСЗ и активное внедрение ЭДО во все медицинские структуры страны потребовали дополнения и расширения нормативной базы. Так, 1 сентября 2026 года в силу вступает новый Приказ Минздрава № 209н от 25.03.2026. Он заменит собой предыдущий Приказ № 947н и будет действовать до 1 сентября 2032 года. Приказ определяет электронный документооборот не только в медицинской, но и в фармацевтической сфере, фиксирует правила его ведения и позволяет вести меддокументацию только в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге. Введение нового расширенного Приказа призвано стимулировать и облегчить переход на безбумажный формат ведения документации, что только подчеркивает актуальность ЭДО в современной отечественной медицине.
Использование ЭДО становится важным шагом на пути к выполнению лицензионных требований и участию в цифровизации здравоохранения. Как показывает практика, переход на электронный документооборот помогает клиникам и больницам не только соответствовать нормативам, но и существенно оптимизировать работу. Например, в Республиканском онкологическом центре имени проф. Г. В. Бондаря внедрение ЭДО на базе МИС qMS позволило ускорить работу регистратуры, повысить контроль за ведением медицинских записей, а также обеспечить прозрачность и управляемость ресурсов клиники.
Ключевые преимущества электронного документооборота в медицине
Переход на электронный документооборот в медицинской организации дает ощутимые выгоды:
Ускорение бизнес-процессов. ЭДО автоматизирует рутинные операции: администратор оформляет пациента за пару минут, пациент подписывает документы онлайн (через SMS или личный кабинет), врач тратит меньше времени на заполнение бумаг и больше – на лечение. Автоматизация сокращает время обработки документов в несколько раз.
Ведение электронных архивов. Цифровое хранение позволяет управлять большим объемом данных, обеспечивая сохранность и легкий доступ к информации и формам. Это экономия на аренде площадей для архива, оплате курьеров и хранении. Благодаря ЭДО в медицинской организации сотрудникам
(в зависимости от уровня допуска) становятся доступны мгновенный поиск любой документации и полная история болезни пациента в одном месте.
Оперативный обмен информацией. Быстрая передача данных в РЭМД ЕГИСЗ, страховые компании, другим специалистам, а также в филиалы и другие учреждения. Регистрация документов в РЭМД обеспечивает их легитимность.
Прозрачность бизнеса. Легкая структуризация данных, контроль за действиями сотрудников, упрощение внутренних и внешних проверок. Цифровизация минимизирует вероятность ошибок и повышает уровень конфиденциальности данных.
Снижение операционных расходов. Сокращение затрат на бумагу, канцтовары, печать, а также трудовых ресурсов на обработку и поиск документов. Компания, перешедшая на ЭДО, избавляется
от необходимости содержать огромные бумажные архивы.
Ускорение бизнес-процессов. ЭДО автоматизирует рутинные операции: администратор оформляет пациента за пару минут, пациент подписывает документы онлайн (через SMS или личный кабинет), врач тратит меньше времени на заполнение бумаг и больше – на лечение. Автоматизация сокращает время обработки документов в несколько раз.
Ведение электронных архивов. Цифровое хранение позволяет управлять большим объемом данных, обеспечивая сохранность и легкий доступ к информации и формам. Это экономия на аренде площадей для архива, оплате курьеров и хранении. Благодаря ЭДО в медицинской организации сотрудникам
(в зависимости от уровня допуска) становятся доступны мгновенный поиск любой документации и полная история болезни пациента в одном месте.
Оперативный обмен информацией. Быстрая передача данных в РЭМД ЕГИСЗ, страховые компании, другим специалистам, а также в филиалы и другие учреждения. Регистрация документов в РЭМД обеспечивает их легитимность.
Прозрачность бизнеса. Легкая структуризация данных, контроль за действиями сотрудников, упрощение внутренних и внешних проверок. Цифровизация минимизирует вероятность ошибок и повышает уровень конфиденциальности данных.
Снижение операционных расходов. Сокращение затрат на бумагу, канцтовары, печать, а также трудовых ресурсов на обработку и поиск документов. Компания, перешедшая на ЭДО, избавляется
от необходимости содержать огромные бумажные архивы.
Основные требования к организации ЭДО в клинике
Чтобы организация электронного документооборота в медицине была законной и безопасной, необходимо соблюдать несколько основных требований:
Внутренняя регламентация. Необходимо создание внутреннего Приказа, где прописан перечень переводимых в ЭДО документов, ответственные лица и порядок доступа.
Информационная безопасность. Важно соблюсти требования федерального закона 152-ФЗ («О персональных данных»), обеспечить защиту от утечек, внедрить в учреждение технологии шифрования и резервного копирования.
Электронная подпись. Необходимо обеспечить работу подписей разных уровней:
Форматы документов. Документ в электронной форме должен соответствовать утвержденной структуре, однако допускаются незначительные изменения для удобства (например, добавление QR-кода).
Передача в РЭМД. Регистрация документа в Реестре электронных медицинских документов ЕГИСЗ должна быть осуществлена в течение одного рабочего дня.
Внутренняя регламентация. Необходимо создание внутреннего Приказа, где прописан перечень переводимых в ЭДО документов, ответственные лица и порядок доступа.
Информационная безопасность. Важно соблюсти требования федерального закона 152-ФЗ («О персональных данных»), обеспечить защиту от утечек, внедрить в учреждение технологии шифрования и резервного копирования.
Электронная подпись. Необходимо обеспечить работу подписей разных уровней:
- Для врача или сотрудника необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).
- Для пациента потребуется УКЭП или ПЭП (простая электронная подпись) с использованием портала Госуслуг – для подписания договоров и ИДС.
Форматы документов. Документ в электронной форме должен соответствовать утвержденной структуре, однако допускаются незначительные изменения для удобства (например, добавление QR-кода).
Передача в РЭМД. Регистрация документа в Реестре электронных медицинских документов ЕГИСЗ должна быть осуществлена в течение одного рабочего дня.
ЭДО в клинике: роль МИС
Медицинская информационная система — основа электронного документооборота в клинике. В отличие
от обычного электронного архива, МИС обеспечивает полный цикл работы с документом и фиксирует основные операции: создание, подписание, изменение, передачу и регистрацию. МИС должна отвечать актуальным требованиям законодательства, поддерживать необходимые формы и форматы электронных медицинских документов, формировать СЭМД и обеспечивать передачу предусмотренных документов
в ЕГИСЗ, РЭМД и региональные информационные системы.
Важная функция МИС – работа с электронной подписью. Система должна позволять подписывать документы предусмотренным видом электронной подписи, проверять ее действительность и сохранять сведения о подписанте. Кроме того, МИС должна обеспечивать разграничение доступа на всех уровнях работы с документом и регистрировать все действия пользователей в системе.
Также необходимо проверить наличие резервного копирования, восстановления данных, защиты
от несанкционированного доступа, электронного архива и возможности интеграции с лабораториями, страховыми организациями и другими сервисами. Если клиника переводит бумажные документы
в электронный вид, МИС должна позволять загрузить копию, связать ее с пациентом и медицинским случаем.
Таким образом, при выборе МИС для ЭДО важно оценить способность системы обеспечить полный
и контролируемый цикл работы с электронным медицинским документом – от создания и идентификации пациента до подписания, передачи, регистрации, хранения и предоставления документа.
от обычного электронного архива, МИС обеспечивает полный цикл работы с документом и фиксирует основные операции: создание, подписание, изменение, передачу и регистрацию. МИС должна отвечать актуальным требованиям законодательства, поддерживать необходимые формы и форматы электронных медицинских документов, формировать СЭМД и обеспечивать передачу предусмотренных документов
в ЕГИСЗ, РЭМД и региональные информационные системы.
Важная функция МИС – работа с электронной подписью. Система должна позволять подписывать документы предусмотренным видом электронной подписи, проверять ее действительность и сохранять сведения о подписанте. Кроме того, МИС должна обеспечивать разграничение доступа на всех уровнях работы с документом и регистрировать все действия пользователей в системе.
Также необходимо проверить наличие резервного копирования, восстановления данных, защиты
от несанкционированного доступа, электронного архива и возможности интеграции с лабораториями, страховыми организациями и другими сервисами. Если клиника переводит бумажные документы
в электронный вид, МИС должна позволять загрузить копию, связать ее с пациентом и медицинским случаем.
Таким образом, при выборе МИС для ЭДО важно оценить способность системы обеспечить полный
и контролируемый цикл работы с электронным медицинским документом – от создания и идентификации пациента до подписания, передачи, регистрации, хранения и предоставления документа.
Этапы электронного документооборота в медицинском учреждении
Электронный документооборот в медицине проходит несколько обязательных этапов:
Также все большее развитие получают возможности подписания электронных документов с пациентами. Для этого клинике нужен специальный сервис онлайн-подписания, интегрированный с МИС. Пациент получает документ на телефон или в личный кабинет, подтверждает его через SMS, мессенджер МАХ или приложение «Госуслуги». Документ автоматически подписывается с помощью сервиса «Госключ» и автоматически возвращается в систему. Эта технология доступна в МИС qMS – в системе реализована функция подписания ИДС через интеграцию с внешними сервисами.
- Создание. Формирование документа в МИС учреждения по утвержденному шаблону.
- Подписание. Заверение документа УКЭП ответственного медработника.
- Передача в РЭМД. Регистрация документа в Реестре электронных медицинских документов ЕГИСЗ.
- Хранение. Хранение в МИС или у оператора ЕГИСЗ в течение установленного срока. Все версии документа должны сохраняться.
Также все большее развитие получают возможности подписания электронных документов с пациентами. Для этого клинике нужен специальный сервис онлайн-подписания, интегрированный с МИС. Пациент получает документ на телефон или в личный кабинет, подтверждает его через SMS, мессенджер МАХ или приложение «Госуслуги». Документ автоматически подписывается с помощью сервиса «Госключ» и автоматически возвращается в систему. Эта технология доступна в МИС qMS – в системе реализована функция подписания ИДС через интеграцию с внешними сервисами.
Как перейти на ЭДО: практическое руководство
Переход на электронный документооборот в медицинской организации — процесс, требующий последовательных шагов. Приведем его основные этапы:
Важно: переход рекомендуется начинать с одного отдела или процесса, постепенно расширяя его на всю клинику.
- Провести аудит процессов организации: зафиксировать текущее движение документов, выявить узкие места и ошибки, например, дублирование данных. Далее определить перечень документов для электронного ведения.
- Подготовить внутренний локальный акт (Приказ), в котором важно зафиксировать решение о переходе на ЭДО. Закрепить сроки перехода и назначить ответственных лиц. Также определить порядок подписания документов (кто, на каком этапе и каким образом подписывает электронные медицинские документы).
- Зафиксировать применяемые информационные системы (МИС, система электронного архива, сервис подписания).
- Оформить электронные подписи для всех сотрудников МО.
- Настроить доступ к медицинской документации и архивам для разных категорий сотрудников.
- Организовать передачу необходимых медицинских данных в РЭМД.
- Определить правила и способы предоставления документации проверяющим органам и пациентам.
- Выбрать и внедрить сервис для онлайн-подписания документов с пациентами.
- Провести обучение для всех сотрудников, задействованных в ведении ЭДО МО.
Важно: переход рекомендуется начинать с одного отдела или процесса, постепенно расширяя его на всю клинику.
Почему стоит перейти на ЭДО уже сейчас?
Электронный документооборот в медицине – это современный и эффективный инструмент, который выводит работу клиники на новый уровень. «Обезбумаживание» клиники ускоряет бизнес-процессы, снижает операционные расходы, обеспечивает прозрачность и безопасность данных. А главное – освобождает время врачей для работы с пациентами.
Учитывая новые требования законодательства (в частности, Приказ № 209н, вступающий в силу
с 1 сентября 2026 года), переход на ЭДО становится не просто преимуществом, а осознанной необходимостью. Начать планировать этот переход стоит уже сейчас, чтобы встретить новые правила
во всеоружии.
Компания СП.АРМ предлагает гибкие готовые решения для организации электронного документооборота в клинике любого масштаба. МИС qMS поддерживает все этапы ЭДО: от создания и подписания документов до их передачи в РЭМД. А активно развивающиеся инструменты онлайн-подписания ИДС делают взаимодействие с пациентами максимально удобным и безопасным.
Учитывая новые требования законодательства (в частности, Приказ № 209н, вступающий в силу
с 1 сентября 2026 года), переход на ЭДО становится не просто преимуществом, а осознанной необходимостью. Начать планировать этот переход стоит уже сейчас, чтобы встретить новые правила
во всеоружии.
Компания СП.АРМ предлагает гибкие готовые решения для организации электронного документооборота в клинике любого масштаба. МИС qMS поддерживает все этапы ЭДО: от создания и подписания документов до их передачи в РЭМД. А активно развивающиеся инструменты онлайн-подписания ИДС делают взаимодействие с пациентами максимально удобным и безопасным.
26 августа / 2026
Обновлено: 27 августа / 2026
Автор: Мария Михайлова
