Секретного ингредиента успешной цифровизации не существует

Республиканская клиническая больница – одна из крупнейших клиник региона. В ее структуру входит Республиканский центр медицины катастроф, филиалы, единственный в регионе перинатальный центр и т. д. В больнице ежегодно проводят 50 трансплантаций печени и 60 – почек.

Здесь придерживаются принципа, что успешная клиника должна быть прежде всего пациентоориентированной. Так она сможет завоевать очки доверия, упрочить репутацию и стать ориентиром для других медучреждений, как место, где пациентам дают шанс высказаться. Это важный компонент, которому всегда надо уделять внимание.

Любая медицинская организация, вставшая на путь коренной перестройки своей цифровой системы, неизбежно сталкивается с рядом проблем.

Чтобы минимизировать возможные риски и снизить уровень неопределенности, необходимо провести полноценный PEST-анализ.

Все эти аспекты мы проанализировали в фазе инициации проекта, чтобы подобрать оптимальное для нас решение. Просчет занял несколько недель.

Успеху нашего проекта способствовало восстановление системы менеджмента качества, которое началось десять лет назад и стало интенсивно развиваться в 2017 году/ В тот период времени клиника начала внедрять отечественную систему сертификации и уже была готова к переменам и начала трансформироваться. К 2022 году мы пришли с коллективом, готовым меняться и желанием пройти аттестацию HIMSS.

Наша клиника имеет богатый опыт внедрения различных информационных систем, а также квалифицированная команда IT-специалистов, которая владеет навыками быстрого разворачивания таких решений.

Еще на заре применения персональных компьютеров энтузиасты, в основном сами врачи, создавали самописные программные продукты для конкретных прикладных задач. По мере развития сегмента МИС на рынке ИТ-решений, в разных подразделениях и службах последовательно внедрялись различные системы. qMS – пятая по счету для РКБ.

Для начала мы познакомили коллектив с семью ступенями ИТ-развития медицинской организации, которые, по сути, представляют собой модель HIMSS. Многие не верили, что возможно пройти весь этот путь и ждали различных препятствий. Мы постарались найти подход к каждому сотруднику и представили цифровую трансформацию на основе известной пирамиды Маслоу: какие потребности в цифровизации вообще есть, и как их можно удовлетворить, как добиться цифровой самореализации и т. д.

Основные управленческие принципы, к которым мы пришли в ходе реализации проекта:

Очень важным является правильное и своевременное формирование команды управления проектом. В ней обязательно должны быть все руководители. Например, главный врач и директор, как руководитель всей технической группы. Так, в нашей организационной структуре управления было задействовано руководство РКБ, заказчик (Кабинет министров Республики Татарстан), учредитель (региональный Минздрав) и координатор (Министерство Цифрового развития).

Я отвечал за техническую составляющую проекта: нам требовалось за короткие сроки подключить 1300 автоматизированных рабочих мест, развернуть 120 километров кабеля, закупить всю необходимую технику и внедрить новую МИС, на которой ранее никто не работал.

Основные этапы проекта мы разделили по месяцам. Например, в феврале 2022 года провели обучение предметных администраторов, начали внедрение qMS во всех отделениях стационара. В июле ввели персонифицированный учет лекарственных средств во всей клинике, в сентябре – запустили автоматизацию регистрации нежелательных событий и личный кабинет пациента.

Весь октябрь шла подготовка непосредственно к аттестации, а уже 10 ноября состоялась процедура прохождения сертификации на соответствие требованиям шестого уровня HIMSS EMRAM. Несмотря на различные технические нюансы, мы прошли ее успешно.

Ключевую ставку мы сделали на формирование костяка сподвижников. Был создан институт уполномоченных по информатизации, а также по проведению внутреннего контроля качества и безопасности медицинской деятельности. Это врачи, медсестры и прочий персонал – активисты, которые помогают нам активно развиваться, наш кадровый резерв управления больницей. Именно они играют необходимую роль в развитии системы качества и безопасности, доведения основных принципов до каждого сотрудника больницы. Сегодня более половины из них являются одновременно уполномоченными по качеству и информатизации.

Уполномоченные – координаторы работ по внедрению, совершенствованию процессов пользования и обучения МИС в своем подразделении. Они организуют и проводят обучающие мероприятия для персонала подразделения по вопросам совершенствования работы в МИС, в том числе в качестве обучающего.

Методическое руководство работой уполномоченных и обеспечение их необходимыми нормативными документами в области МИС ведет Центр компетенции по управлению качеством и безопасностью медицинской деятельности. Проводятся тематические семинары, выступления уполномоченных, внедрены каскадированные технологии разбора ошибок, формирование пошагового освоения функционала, технологий самоконтроля и обучения.

Были разработаны инструментарий и возможности для работы уполномоченных по информатизации. Созданы telegram-каналы, где идет обсуждение основных вопросов внедрения информационной системы.

Активно функционирует еженедельный штаб по внедрению информационной системы, в котором помимо уполномоченных принимает участие весь руководящий состав больницы.

Классические условия, определяющие лояльность сотрудников, известны многим. Мы знаем, что в соответствии с принципом Парето необходимо добиться 80% лояльности коллектива, особенно в ходе реализации проектов инфраструктурной перестройки.

Конечно, уровень лояльности будет разный, в зависимости от управленческого объема и ответственности специалиста. Поэтому очень важно обеспечить эффективные коммуникации на уровне врачей и медсестер, чтобы с их стороны было стопроцентное понимание, осознание и вовлеченность.

Несколько раз мы проводили анкетирование пользователей qMS, спрашивали, не хотят ли они вернуться назад – к рукописным медицинским картам. В марте 2022 года, когда мы уже внедрили основную функциональность системы, 50% коллег сказали, что им проще работать в Word и с бумажными картами. Но к сентябрю, после всех разъясняющих мероприятий (видеообращений, собраний, тренингов) о преимуществах МИС, мы вышли на 90% приверженцев работы в ней.

На первый взгляд, это совсем небольшие проценты, но в денежном эквиваленте экономия составляет десятки миллионов рублей. Это очень важно для обоснования экономической эффективность проектов подобного рода.

Можно сказать, что и республика выиграла от нашей сертификации – мы дали толчок к развитию татарстанских производителей, которые нам помогали подготовить компьютерную технику и средства сопровождения.

Если говорить о коренных отличиях qMS от остальных МИС, ее выделяют технологические преимущества и функциональность, система поддержки принятий врачебных решений, персонифицированный лекарственный учёт и другие возможности. В момент перехода на qMS нам было важно, что в ней есть ряд компонентов, которые соответствуют шестому уровню HIMSS. В этом отношении система просто не имеет аналогов.