10 октября 2024 года  

Роль МИС qMS в международной аккредитации клиник на примере опыта ПСПбГМУ им. Павлова

Объединенный комитет по аккредитации ISCT Europe и EBMT — JACIE — занимается поддержкой мировых стандартов обеспечения качественной медицинской и лабораторной практики в области клеточной терапии. Для этого JACIE предлагает медицинским организациям аккредитацию трансплантационных центров. В этом году ее проходит и СПбГМУ им. Павлова, команда которого занимается пересадкой костного мозга. Клиника имела Европейскую аккредитацию и ранее, но в новом (электронном) формате проходит ее впервые. О роли МИС qMS в прохождении аккредитации рассказала Мария Владовская, заведующая отделением госпитальных регистров, старший научный сотрудник НИИДОГиТ им. Р. М. Горбачевой ПСПбГМУ им. И.П. Павлова
Трансплантация костного мозга — один из важнейших методов лечения для целого ряда онкологических заболеваний. С 1991 года коллектив ПСПбГМУ им. Павлова выполнил 5,5. тысяч трансплантаций гемопоэтических стволовых клеток и вот уже 25 лет имеет постоянное членство в Европейском обществе по трансплантации костного мозга — EBMT.

С 2014 года в ПСПбГМУ им. Павлова работает в медицинской информационной системе qMS, которая не только поддерживает рутинные клинические задачи МО, но и позволяет формировать документооборот трансплантационного госпитального регистра, что способствует прохождению сертификации.
Основные требования JACIE для получения сертификации
  • Предоставить лицензии на соответствующие виды деятельности
  • Доказать ресурсную обеспеченность процесса (специалистами соответствующей квалификации, лабораторными возможностями, помещениями и пр.)
  • Показать разработанные и применяемые стандартные операционные процедуры (СОП)
  • Продемонстрировать достаточный объем и формат данных о доноре и реципиенте
  • Предоставить клиническую отчетность
  • Показать систему контроля качества лечебного процесса
Задача клиники — продемонстрировать аттестационной комиссии через перечень медицинской документации то, что она соответствует этим требованиям. В этом МО помогает наличие полнофункциональной информационной системы — qMS.

На сегодняшний день прохождение сертификации во многом зависит от предоставленных документов, которые ведет персонал клиники. Они показывают объем и качество проделанной работы специалистами медицинской отрасли. В отчетных формах трансплантологии — множество показателей, которые необходимо учитывать и перепроверять при заполнении документов. В ручном режиме — это большой и трудозатратный процесс, отнимающий время. В этом медицинским организациям помогает информационная система. Например, в МИС qMS можно настроить автоматизированное рабочее место врача таким образом, чтобы в статусах были отражены обязательные для заполнения показатели, которые попадают в отчеты. Таким образом, информационная система qMS помогает в заполнении, ведении документации, а также ее контроле.

Для прохождения аккредитации коллективу клиники было предоставлено онлайн пространство, в которое необходимо было занести определенное количество документов, характеризующих качество трансплантационную деятельность медицинской организации.
Чтобы успешно пройти аккредитацию, необходимо предоставить сведения по клинической деятельности из следующего перечня документации:
  • Штатное расписание клиники (на дату аккредитации)
  • «EBMT отчет» (ежегодный за три года)
  • Отчеты руководителей клинических отделов (ежеквартальный за 3 года)
  • Обходы (обсуждения) пациентов руководителями направлений, директором клиники, заведующими отделений и лабораторий (за 3 года по отделам)
  • Список трансплантированных пациентов (обезличенный за 3 года)
  • Клинико-анатомические конференции (результаты обсуждений)
  • Стандартные операционные процедуры, описанные для основных технологических этапов траснплантации гемопоэтических стволовых клеток
  • Клинический отчет (ежегодный)
  • Мария Владовская
    Заведующая отделением госпитальных регистров, старший научный сотрудник ПСПбГМУ им. Павлова
    Выстраивание документооборота вокруг трансплантации гемопоэтических клеток в qMS уже на этапе планирования предполагало максимальную формализацию и детализацию описания процессов с возможностью манипулирования данными. Мы определили, что же в qMS уже есть из списка требований JACIE. Штатное расписание на дату аккредитации есть, отчет по форме EBMT уже несколько лет реализован, как и отчеты руководителей отделов трансплантации. Они ежеквартальные, таким образом выходит по 8 отчетов в год. В сумме за три года выходит 24 документа. Одних только документов по обходам с обсуждением пациентов оказалось большее 220 тысяч за три года. Без МИС qMS было бы сложно представить такое количество документации (заполненной по всем требованиям) для прохождения аккредитации.
Основные статусы в МИС разрабатывались с учетом СОПов (стандартных операционных процедур) и оформлены в ИС qMS в виде чек-листов. Это структурированные документы, за качеством заполнения которых ведется регулярный контроль. Основная информация для формирования ежегодных клинических отчетов (документа в 300 страниц) также берется из qMS.
  • Мария Владовская
    Заведующая отделением госпитальных регистров, старший научный сотрудник ПСПбГМУ им. Павлова
    Для аккредитации от нас потребовали обезличенный список трансплантированных пациентов. С этим также не возникло трудностей. Сформированный в qMS отчет" ТКМ регистр" содержит информацию о всех трансплантация костного мозга с 2014 года. Отчет формируется автоматически и обновляется по мере требования в среднем 1 раз в неделю. В нем каждая строчка соответствует одной трансплантации. Триггером для включения трансплантации в этот отчет является формирование протокола трансплантации, он содержит 276 параметров, которые наследуются из разных статусов, заполненных на пациента в разные сроки его лечения (несколько уровней идентификаторов, контроль качества трансплантатов, диагноз, предтрансплантационное рестадирование, характеристику донора, инфекционную составляющую, раннюю летальность и ее причины, дату последнего контакта и прочее). Данная выгрузка МИС также обеспечивает возможность контроля заполнения данных и является основой для аналитики.
В формирующейся таблице пациенты имеют многоуровневую идентификацию (идентификатор пациента в МИС, идентификатор реципиента в ЕВМТ, идентификатор донора в Международном регистре, идентификатор регистра доноров, номер истории болезни, идентификатор трансплантации). Названия столбцов содержат информацию о статусе, из которого наследуется данная информация с учетом приоритетов.

Возвращаясь к теме ежегодного отчета по форме EBMT, стоит отметить, что на его заполнение в ручном режиме в Эру до QMS уходило до 1,5 месяца из рабочего времени медицинского работника (при выполнении 200 ТГСК в год). Форма данного отчета также была реализована в qMS для экономии времени — ценного и невосполнимого ресурса для медицинского работника. Всего у данной МО сформировано в системе 3 «EBMT отчета». Последняя версия 2022 года. Формат отчета периодически меняется в сторону уточнения по инициативе ЕВМТ. Это значит, что ИС, откуда берутся данные для заполнения, должна иметь большую глубину, чем его итоговая форма (сам отчет). МИС qMS отличается гибкой настройкой запросов по оформлению документов, подстраиваясь под новые требований их ведения.

В ежегодном отчете по форме ЕВМТ в строках учитывается список нозологиий, при которых были выполнены ТГСК. И периодически европейское сообщество трансплантации выказывает интерес к конкретным заболеваниям. Поэтому в отчете требуется выносить их в отдельные строки с уточняющей информацией. Столбцы отчета разбивают все трансплантации по степени соответствия донора и реципиента по HLA системе, а также по степени родства донора и реципиента. Данный отчет собирается из специализированных статусов «ЕВМТ индивидуальная отчетная форма» — стандартизированных протоколов, заполненных по итогам осмотров и проведений процедур трансплантации. В подвале этого отчета размещается информацию о видах и клеточной терапии, которые были выполнены.
  • Мария Владовская
    Заведующая отделением госпитальных регистров, старший научный сотрудник ПСПбГМУ им. Павлова
    Это достаточно сложный документ. И мы благодарны разработчикам компании СП. АРМ за его реализацию. В отчете есть еще три подложки (сопутствующие документы), две из которых — форматы, описывающие содержимое ячеек. Последняя страница документа содержит информацию об ошибках, которые могли возникнуть в процессе заполнения медицинской документации.
После исправления ошибок отчет формируется повторно. Теперь он может быть подписан и направлен в EBMT.
Для чего же необходим ежеквартальный отчет руководителя отдела (далее РО)?
Роль документа заключается в том, чтобы предоставить РО некую информацию, на основании которой он сделает заключение о соответствии клинической практики необходимым результатам. В случае несоответствия руководителю необходимо разработать и внести в СОПы изменения.
Данный отчет, сформированный в qMS, содержит информацию:
  • о количестве трансплантаций в отеле в данном квартале
  • о пациентах, которым была выполнена трансплантация с трансплантатами субоптимальной клеточности
  • о летальных исходах, их причинах и сроках их развития
  • о числе отхождений от СОПов, их причинах
  • заключение руководителя отдела о том, какие меры надо принять на будущее
Этот отчет также имеет несколько страниц, которые состоят из информации по обходам пациентов с маркировкой сроков от трансплантации. Все эти события можно прочитать в текстовом формате и сопоставить с отхождениями от СОПов, которые выделяются отдельным столбцом. На последней странице отчета — сведения об умерших, а также информация о вскрытии.
Значительная часть информации для отчетов о клинической деятельности МО автоматически формируется на основании выгрузок из qMS:
  • Трансплантационная активность
  • Выживаемость
  • Инфекционная аналитика
  • Движение пациентов
  • Финансы
  • Лекарственное обеспечение
В медицинских организациях оформляется огромное количество документации, связанной с проведением лечебно-диагностического процесса, санитарно-гигиенических мероприятий и пр. Во многом она служит для контроля качества медицинской помощи.

Так на основе заявленной для аккредитации документации ПСПбГМУ им. Павлова демонстрирует аттестационной комиссии JACIE соответствие их МО высококачественному уходу за пациентами, а также работу лабораторий в центрах сбора, обработки и трансплантации по международным медицинских стандартам.
  • Мария Владовская
    Заведующая отделением госпитальных регистров, старший научный сотрудник ПСПбГМУ им. Павлова
    В работе с документами нам уже не первый год помогает МИС qMS. Мы благодарны компании-разработчику СП. АРМ за то, что поддерживает нас всегда в наших начинаниях. Отдельное спасибо и группе внедрения МИС в ПСПбГМУ им. И. П. Павлова, от них очень многое зависит.
24 ноября / 2023
Автор: Полина Харечко
Наши контакты
Санкт-Петербург, Гаккелевская улица 21А,
"Балтийский деловой центр"

    Отправляя данную форму, Вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и правилами нашего сайта

    Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.